Expert.ai S.p.A., con sede legale in Rovereto (38068 – Trento), Via Fortunato Zeni, n. 8, Partita IVA 02608970360 (“expert.ai” o “Titolare”), si impegna costantemente per tutelare la privacy on-line degli utenti del sito expert.ai (“Sito”). Questo documento (“Informativa” o “Privacy Policy”) è stato redatto ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“Regolamento”) al fine di consentirle di comprendere in che modo i suoi Dati Personali, come più sotto definiti, saranno trattati nell’ambito dell’utilizzo del Sito, e di conoscere la politica sulla privacy di expert.ai. L’Informativa è volta a fornirle le informazioni necessarie affinché lei possa esprimere un consenso esplicito ed informato ai trattamenti svolti attraverso il Sito, se lo ritiene opportuno.

In generale, ogni informazione o Dato Personale che fornirà al Titolare tramite il Sito, o che è raccolto in altro modo attraverso il Sito, nell’ambito dell’utilizzo dei servizi offerti da expert.ai (“Servizi”), come meglio definiti nella successiva Sezione 3, saranno trattati secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

INDICE

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Expert.ai, come identificata all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati attraverso il Sito.
Può contattare il Responsabile della protezione dei dati (“DPO”) di expert.ai al seguente indirizzo: [email protected].

 

2. I dati personali oggetto di trattamento

A seguito della navigazione del Sito, la informiamo che il Titolare tratterà i suoi Dati Personali, che potranno essere costituiti – anche a seconda delle sue decisioni su come utilizzare i Servizi – da un identificativo come il nome, un numero di identificazione, un identificativo online (di seguito solo “Dati Personali”).

I suoi Dati Personali potranno essere raccolti sia perché da lei volontariamente forniti (ad es. quando compila un form online) o semplicemente analizzando il suo comportamento sul Sito.

I Dati Personali trattati attraverso il Sito sono i seguenti:

a. Nome, dettagli di contatto e altri Dati Personali

In alcune sezioni del Sito (ad es. pagina Contatti, Resources, Newsletter, piattaforma di training online, ecc.), le potrà essere richiesto di inserire informazioni quali il nome, cognome, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail, ecc.

b. Candidature. Speciali categorie di Dati Personali

Inviando il suo curriculum vitae ai contatti e recapiti presenti sul Sito, autorizza il Titolare a trattare i Dati Personali da lei conferiti. La invitiamo a non fornire Dati Personali rientranti nel novero delle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Regolamento (ovvero “[…] dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché […] dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”) se non strettamente necessario e a fornire il suo consenso, mediante autorizzazione da inserire nel curriculum vitae, in caso di rilascio di tali dati.
L’eventuale trattamento di tali Dati Personali avviene sulla base del suo consenso e in conformità alle autorizzazioni pro tempore vigenti in materia di protezione dei dati personali. In merito, se non strettamente necessario le chiediamo di non fornire tale tipo di informazioni. In caso contrario, qualora lei decidesse di fornirle, dovrà manifestare il suo esplicito e specifico consenso al trattamento delle speciali categorie di Dati Personali.

c. Dati di terzi forniti volontariamente dall’interessato

Come già sopra accennato, in alcune parti del Sito come ad esempio la sezione Contatti potrebbe inserire dei messaggi di testo o informazioni, visibili al Titolare, che potrebbero contenere Dati Personali di altre persone.
Rispetto a tali ipotesi, lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati attraverso il suo utilizzo delle funzioni del Sito in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili.
In ogni caso, qualora fornisse o in altro modo trattasse Dati Personali di terzi nell’utilizzo del Sito, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda sul consenso di tale terzo interessato o su un’altra idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

d. Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento, per identificare anomalie e/o abusi, e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito o di terzi: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

e. Cookies

Definizioni, caratteristiche, applicazione della normativa, tipologie e lista dei cookie, impostazioni e istruzioni per visualizzare e modificare i cookie utilizzati dal sito expert.ai sono descritte nella sezione Cookie Policy.

 

3. Finalità del trattamento

Il Titolare utilizzerà i suoi Dati Personali, raccolti attraverso il Sito, per le seguenti finalità:

  • fornire Servizi quali: scaricare il materiale presente sul Sito (Risorse), richiedere una Demo, iscriversi a eventi e/o alla piattaforma di training online, rispondere alle sue richieste trasmesse agli indirizzi e recapiti presenti sul Sito (“Fornitura del Servizio”);
  • inviare la newsletter (“Newsletter“);
  • analizzare i curricula trasmessi al Titolare e ricontattare i candidati che hanno inviato la loro candidatura ai recapiti presenti sul Sito nella sezione “Lavora con noi” (“Recruitment“);
  • svolgere attività di marketing, come elaborare statistiche e ricerche di mercato, inviarle comunicazioni di marketing, promozioni e pubblicità tramite e-mail, Telefono, attraverso le pagine social media ufficiali del Titolare, relative alle attività, prodotti e/o servizi del Titolare (“Marketing“). Qualora lei desiderasse opporsi al trattamento dei suoi Dati Personali per tale finalità o revocare il suo consenso per tale trattamento eseguito con i mezzi qui indicati, potrà in qualunque momento farlo contattando il Titolare ai recapiti indicati nella Sezione 8 della presente Informativa, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul suo consenso prestato prima della revoca;
  • inviarle comunicazioni di marketing via e-mail riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che ha richiesto tramite il Sito, salvo suo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che potrà esprimere prima della richiesta dei Servizi o in occasioni successive (“Soft Spam”);
  • analizzare i suoi interessi, abitudini e scelte di consumo, per inviarle materiale informativo e promozionale personalizzato sui servizi e prodotti offerti da expert.ai, per creare un profilo attraverso l’uso di cookie di profilazione, ove accettati, dunque raccogliendo e analizzando informazioni sulle preferenze e le scelte espresse sul Sito (“Profilazione”);
  • assolvere ad obblighi di legge che impongono al Titolare la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati Personali (“Compliance”);

  • prevenire o individuare qualsiasi abuso nell’utilizzo del Sito, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere al Titolare di tutelarsi in giudizio (“Abusi/Frodi”);
  • per scopi statistici, senza che sia possibile risalire alla sua identità (“Statistica”);
  • in caso di iscrizione alla piattaforma di training online di expert.ai, per diffondere sugli account social del Titolare i suoi Dati Personali (nome, cognome, ruolo aziendale, nonché – ove presente – il relativo account LinkedIn) in qualità di referente o altro punto di contatto dei partner di expert.ai al fine pubblicizzare la certificazione ottenuta (“Diffusione“).

4. Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento

Le basi legali utilizzate dal Titolare per trattare i suoi Dati Personali, secondo le finalità indicate nella precedente Sezione 3, sono le seguenti:

  • Fornitura del Servizio: il trattamento per questa finalità è necessario per poterle fornire i Servizi e, pertanto, per l’esecuzione del contratto con lei. Non è obbligatorio fornire al Titolare i suoi Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile fornirle il Servizio richiesto o riscontrare le sue richieste.
  • Newsletter: il trattamento per questa finalità è necessario per poterle inviare la nostra newsletter. Non è obbligatorio fornire al Titolare i suoi Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile inviarle la newsletter.
  • Recruitment: il trattamento per questa finalità serve al Titolare per poter prendere in considerazione la sua candidatura e, quindi, è necessario per poter avviare il processo di selezione. Non è obbligatorio fornire al Titolare i suoi Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile prendere in considerazione la sua candidatura. Qualora volesse fornire categorie speciali di Dati Personali (es. dati inerenti alla salute, religione ecc.), expert.ai avrà bisogno del suo specifico consenso, che potrà inserire in calce alla sua candidatura. A tal proposito, le ricordiamo di non fornire tale tipo di informazioni se non strettamente necessarie e che in mancanza del rilascio da parte sua del consenso a expert.ai al trattamento di speciali categorie di Dati Personali a lei riferiti, qualora lei fornisca tale tipo di dati, la sua candidatura non potrà essere presa in considerazione.
  • Marketing: il trattamento per questa finalità è basato sul suo consenso o, ove applicabile, sul legittimo interesse. Non è obbligatorio dare il suo consenso al Titolare per questa finalità ed è libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (se non per il fatto che non riceverà più comunicazioni di marketing del Titolare). Può revocare il suo consenso precedentemente conferito o opporsi in ogni momento al trattamento per tale finalità seguendo le indicazioni presenti alla Sezione 8 della presente Informativa.
  • Soft Spam: il trattamento per tale finalità è basato sull’interesse del Titolare ad inviarle comunicazioni di marketing via e-mail riguardanti prodotti e servizi simili a quelli che ha richiesto tramite il Sito. Può interrompere la ricezione di queste comunicazioni, senza alcuna conseguenza per lei (ad eccezione della mancata ricezione di ulteriori comunicazioni di questo genere del Titolare) utilizzando il link che trova in calce ad ognuna di queste e-mail.
  • Profilazione: il trattamento per questa finalità è basato sul suo consenso. Non è obbligatorio dare il suo consenso al Titolare per questa finalità ed è libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (tranne l’impossibilità di beneficiare della personalizzazione delle offerte commerciali che riceverà da expert.ai). Può revocare il suo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti alla Sezione 8 della presente Informativa.
  • Compliance: il trattamento per questa finalità è necessario per expert.ai al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisce dei Dati Personali al Titolare, dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.

  • Abusi/Frodi: le informazioni raccolte per questa finalità saranno usate esclusivamente per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi nell’utilizzo del Sito e dunque permette al Titolare di tutelarsi in giudizio.
  • Statistica: si precisa che tale trattamento non è eseguito su Dati Personali e pertanto può essere liberamente effettuato dal Titolare.
  • Diffusione: il trattamento per questa finalità è basato sul suo consenso. Non è obbligatorio dare il suo consenso al Titolare per questa finalità ed è libero di revocarlo in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza (tranne l’impossibilità – a seguito dell’iscrizione sulla piattaforma di training online di expert.ai – di diffondere, sugli account social del Titolare, i suoi Dati Personali per pubblicizzare la certificazione ottenuta). Può revocare il suo consenso precedentemente conferito seguendo le indicazioni presenti alla Sezione 8 della presente Informativa.

5. Destinatari dei Dati Personali

I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti presenti indicati di seguito (i “Destinatari”):

  • soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ossia: persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza al Titolare in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria e di recupero crediti relativamente alla erogazione dei Servizi;
  • soggetti con i quali sia necessario interagire per l’erogazione dei Servizi (ad esempio gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail);
  • soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
  • persone autorizzate dal Titolare al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività strettamente correlate all’erogazione dei Servizi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. dipendenti di expert.ai);
  • soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi/Frodi, o per ordini delle autorità;

6. Trasferimenti dei Dati Personali


I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare fuori dallo Spazio Economico Europeo. Il Titolare assicura che il trattamento dei suoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o altre. Maggiori informazioni sono disponibili presso expert.ai, scrivendo a: [email protected].

7. Conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali trattati per la finalità di Fornitura del Servizio e Newsletter saranno conservati dal Titolare per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità. In ogni caso, poiché tali Dati Personali sono trattati per fornirle i Servizi, il Titolare potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi di expert.ai da possibili reclami relativi ai Servizi (art. 2946 c.c.).

I Dati Personali trattati per la finalità di Recruitment saranno conservati dal Titolare per 18 mesi in caso di sua candidatura spontanea e potranno essere utilizzati per contatti ed eventuali colloqui futuri. Nel caso in cui, dopo aver presentato la candidatura, sia stato avviato un processo di selezione presso expert.ai che non si sia concluso con l’instaurazione di un rapporto di lavoro e/o collaborazione, i Suoi dati personali verranno conservati sulla base del legittimo interesse della Società per 3 anni dalla data del conferimento al fine di contattarla per eventuali future opportunità di lavoro presso expert.ai.

I Dati Personali trattati per le finalità di Marketing, Profilazione e Diffusione saranno conservati dal Titolare fino alla revoca il suo consenso o fino alla sua opposizione al trattamento. Una volta revocato il consenso, il Titolare non utilizzerà più i suoi Dati Personali per tali finalità, ma potrà comunque conservarli, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere gli interessi del Titolare da possibili reclami basati su tali trattamenti.

I Dati Personali trattati per la finalità di Soft Spam saranno conservati dal Titolare fino a quando non si opporrà a tale trattamento attraverso il link che trova in calce ad ognuna delle e-mail di Soft Spam.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati dal Titolare per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

I Dati Personali trattati al fine di prevenire Abusi/Frodi saranno conservati dal Titolare per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui il Titolare sarà tenuto a conservarli per tutelarsi in giudizio a comunicare detti dati alle Autorità competenti.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste scrivendo al Titolare ai recapiti indicati nella Sezione 8 dell’Informativa.

8. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento, ha il diritto di chiedere a expert.ai, in qualunque momento, l’accesso ai suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento nei casi previsti dall’art. 21 del Regolamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento.

Può inoltre interrompere la ricezione di Soft Spam utilizzando l’apposito link che trova in calce ad ogni e-mail ricevuta.
Può esercitare i suoi diritti scrivendo a expert.ai al seguente indirizzo: [email protected] o all’indirizzo fisico del Titolare sopra riportato.In ogni caso ha sempre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenga che il trattamento dei tuoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

9. Modifiche

La presente Privacy Policy è in vigore dal 04/04/2019. Il Titolare si riserva di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Il Titolare la informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte. Il Titolare la invita a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione della Privacy Policy in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa il Titolare.